6 أفكار تساعد على الإستفادة الفعالة من الوقت
الكل يسعى للإستفادة من وقته بشكل فعال، بالرغم من وجود الظروف التي تسبب تضييق للوقت، الإنشغال بأمور لا تريد عملها أو بأمور أخرى عامة.
في هذه التدوينة سأعرض 6 أفكار تساعد على الإستفادة الفعالة من الوقت، وكتبتها خاصة للمطورين والمصممين أو مستخدمي الإنترنت عموماً وهي موجهة لهم أكثر من غيرهم. يمكن أن يستفيد منها بالأخص المضغوطين في أعمالهم مثل أصحاب الأعمال الحرة مثل المصممين، المطورين، الكتاب، .. وغيرهم.
أفكار تساعد على الإستفادة من الوقت أكثر
بالنسبة لجدوى هذه الأفكار قد لاتناسب الجميع والكل له رأيه، بالطبع هي من أفكاري يمكن أن تكون صحيحة أو خاطئة ولكن أعتبرها مفيدة بالنسبة لي وأنا أعمل بها إلى الآن.
التركيز على شيء واحد
من الطرق المنطقية للإنجاز هي أن تركز على عمل شيء لفترة أطول دون الإنشغال بغيره بحيث أيضاً تتجنب المهمات المتعددة ومن الصعوبة أن تركز في شيئين في نفس الوقت، وأنا أقصد في هذه الفكرة أن يتم التركيز على المهمة لمدة كافية دون الإنقطاع.
هناك مثال أعتقد أنه قد يمر بالمستخدم يومياً مثلاً أثناء تصفحه على الإنترنت ويكون لديه عمل على الجهاز ويدخل لأكثر من 10 مرات إلى البريد الإلكتروني! حتى تصبح هذه العادة تسير بشكل لا إرادي! بغض النظر عن مميزات البريد الذي يجعلك لا تفارقه عدة مرات مثل Gmail إلا أن الأفضل تأجيل مثل هذه الأشياء إلى ما بعد إنجاز المهمة التي لديك إلا إذا كان هذا الشيء ضروري أو قبل البدأ بمهمة أخرى تقوم بالدخول إلى البريد الإلكتروني أو عمل أشياء الروتينية الغير مهمة.
كذلك إختصار الوقت في الوصول إلى المصادر المتعلقة بالعمل الذي تقوم به إذا كنت تعمل على مشروع معين فهذا يختصر عليك ويجنبك تحويل مجرد البحث عن مشكلة ما في المشروع إلى مهمة أخرى!
التخلص من عدة أشياء
هناك أشياء يجب التخلص منها يمكن أن تعيق عملك، ربما الكثير من الأشياء التي تضيع وقتك تأتي أثناء تصفحك للإنترنت. إذا كنت تتابع مدونات عبر قاريء الخلاصات يمكنك أن تجعل هذه المهمة في آخر اليوم أو بعد إنجاز مهمتك لا تجعلها تأخذ الكثير من وقتك وخاصةً إن كان لديك الكثير من المدونات هذه فرصة للتخلص من المدونات التي لم تتابعها من فترة أو التي لم تستفد منها الكثير.
أيضاً روابط المفضلة المؤقتة، الملفات القديمة التي لم تستخدمها من فترة (ما لم تكن مهمة بالطبع) تخلص منها! كذلك التطبيقات المعقدة التي تأخذ من وقتك الكثير يفضل أن تجد بدائل بسيطة لها .
إهتم بالتنفيذ أكثر من التخطيط لأن التخطيط سهل جداً والذي يفترض ألا يأخذ الكثير من وقتك، وتجنب التأجيل أيضاً لكي لا تتراكم عليك المهمات دائماً.
إستخدام قائمة المهمات – To Do List
الطريقة الأسهل والأسرع في التخطيط هي كتابة قائمة بالمهمات التي تريد أن تنفذها أو ما يسمى To-do list، أبسط تنفيذ لها أن تكتب مهامك اليومية على ورقة وخاصة المهام الجديدة عليك أو التي نادراً ما تفعلها والتي تريد تجنب نسيانها. وإلتزم بتفيذ هذه المهام وأشطب المهمة التي أنجزتها وهكذا.
أنصحك بتجنب كتابة المهام الروتينية لأن كتابتها مضيعة للوقت، ما الفائدة من كتابة مهمة تفعلها يومياً دون الحاجة إلى أن تذكر نفسك بها!
هناك الكثير من التطبيقات التي توفر كتابة المهام بهذه الطريقة توفرة كتطبيقات على سطح المكتب أو تطبيقات ويب، تجدها في أسفل الموضوع.
تخصيص مدة معينة لإنجاز المهمات
إن أعطيت شيء من وقتك ستجد نتائجه بالقدر الذي حددته، هذه الفكرة من الصعب تنفيذها لسبب بسيط وهو وجود الموعد النهائي للإنجاز، تذكر أني ذكرت أنها صعبة يعني أنها ليست مستحيلة وهي ممكنة ولكن هذا يعتمد عليك.
المزاج قد يكون متغير حسب الظرف الذي يمر فيه الشخص، هناك فرق بين أن تنفذ مهمة خاصة لك ومهمة خاصة لغيرك مثل عميل الخدمة التي تقدمها، بالطبع الثانية أصعب ومسؤوليتها قد تكون أكبر من الأولى. اما إذا كانت مهامك شخصية أو متعلقة بك مثل مشروع تملكه وتقوم بتنفيذه فهناك عدة فرص للإهمال!
لتفادي المماطلة في تنفيذ المهام وإهمالها هناك عدة نقاط أقترحها عليك:
- عمل تحدي مع النفس لإنجاز عدة مهام خلال فترة معينة أو مهمة واحدة وكبيرة خلال فترة معينة وكافيء نفسك على هذا الإنجاز.
- إيجاد الدافع، المادي و المعنوي أو أحدهما لتحقيق الإنجاز الذي تريده. وذلك لا يتم إلا بوضع الأهداف وتوقع النتيجة.
- تقسيم العمل إلى أجزاء، خاصة عند التعامل مع المشاريع الضخمة ولكن في نفس الوقت يمكنك فعل ذلك مع المشاريع الصغيرة وهذه الطريقة تساعدك على الإنجاز بوقت قصير.
- الكتابة عن المرحلة التي تمر فيها، مثل ممارسة التدوين والكتابة عن الإنجازات والإخفاقات وتلقي تعليقات مقترحة من القراء. (يجب أن تستثني الردود السلبية)
- إنحاز واحد كل شهر، يعني أن تنجز كل شهر هدف معين من الأهداف السنوية التي وضعتها. (إذا كنت تعتمد على نمط الأهداف السنوية)
تغيير طريقة العمل
تغيير طريقة العمل تساعد بشكل كبير في زيادة الإنتاجية وإنجاز المهمات، خاصة إذا زادت المسؤوليات والمهمات أكثر فهنا إذا كانت النتيجة الحالية سيئة يجب تغيير طريقة التعامل معها.
في إدارة الوقت هناك أنظمة أو تقنيات منهجية متوفرة وإستخداماتها مفيدة مثل:
- نظام GTD، إختصار لـ Getting Things Done.
- تقنية Pomodoro، وتعتمد على وقت محدد لكل إنجاز ( مثل 25 دقيقة لكل مهمة و5 دقائق راحة و15 إلى 20 دقيقة راحة لكل 4 مهمات) يمكن تعديل المسار حسب إحتياجاتك.
إستخدام أسلوب التعويض
إقتبست الفكرة من مفهوم التعويض في علم النفس وهو محاولة الفرد النجاح في ميدان لتعويض عجزه في ميدان آخر، وهي فكرة ليست إيجابية بعض الشيء http://www.mubde3.net/blog/wp-includ...icon_smile.gif ولكن للتوضيح أكثر نضعها نستخدمها في موضع آخر، مثل المهمة التي تتوقف فجأة وتنتظر فترة من الوقت وربما الوقت يكون مجهول! ولكنك في تقوم بإستغلال الوقت بدلاً من تضييعه في الإنتظار في تنفيذ مهمة أخرى إلى أن تكمل المهمة السابقة وهنا تنجح إستغلال وقتك بشيء مفيد.
أيضاً، تعوض فشلك في مهمة أو مشروع بنجاحك في مشروع آخر، وهذه هي النقطة الرئيسية للفكرة مع أنها قد تكون سلبية في رأي الآخرين.
تلميحات حول الإستفادة من الوقت
هناك عدة تلميحات حول الإستفادة من الوقت بشكل أفضل عند تنفيذ المهام التي تريدها، هذه قائمة ببعض الملاحظات حول ما ذكرت في الموضوع لتوضيح عملية كل واحدة منها:
إستعن بالله في أداء مهامك
التوفيق أولاً وأخيراً بيد الله، فأستعن بالله في كافة أعمالك وتنفيذ مهامك.
إستفد من الأخطاء
مهما عملت بهذه الأفكار أو بأفكار أخرى ستقع على الأقل في خطأ واحد، فكر دائماً كيفية تجنب الأخطاء التي تحصل عند تنفيذ مهامك، وللإستفادة أكثر اكتب قائمة بالأشياء التي تعيق العمل من التخطيط له إلى تنفيذه بالكامل، وتخلص منها بأسرع وقت!
تعامل مع المفاجآت!
في بعض الأحيان تصادف شيء إضطراري يجعلك تترك ما لديك وتذهب لتنفيذه. بالطبع هنا أقصد بالمفاجأت الأعمال/المواعيد/المهام الإضطرارية التي تأتيك (غالباً من أشخاص معينين) ويمكن أن تقطع هذه الأعمال المفاجأة الفترة التي حددتها لإنجاز عمل معين. هذا كانت الأشياء التي تفاجئك غير مهمة فلا تلقي لها بالاً إلا إذا خططت لها مسبقاً أو كنت متفرغ في وقتها.
إيجاد الفرص
بعض الأحيان هناك من الأشخاص من يعانون من فقدان جزء ضروري لتكملة مهمة معينة لهم سواء كان الجزئية المفقودة كبيرة أو صغيرة. هنا يجب أن تجد الفرصة المناسبة لإكمال الجزئية المفقودة وذلك في إيجاد حلول لها أنظر ما الذي متوفر لديك وكيف يمكن أن تستفيد منه في علاج المشكلة إلى أن تصل إلى الجزئية أو المرحلة التي تريدها.
تجاهل المحبطين
بعض الأحيان تمر بأشخاص لا تتدخل بعملهم ولكن تجدهم يتدخلون في شؤونك وسؤون الآخرين إلى درجة أنهم يزعجوك في مرة! وخاصة إذا رأيت شخص يظن أنه يريد مصلحتك ويعتبر ما تفعله شيء تافه أو غير مفيد فهذا أنصحك بتجاهله أو تجاهل كلامه ولا تجعله يفسد عملك.
أدوات تساعدك على تنظيم وقتك والإستفادة منه
أضع هنا أدوات لتنظيم الوقت عبارة عن تطبيقات سطح المكتب وتطبيقات ويب.
- Ta-da-List، أحد خدمات شركة 37signals وهي عبارة عن تطبيق ويب بسيط وواضح لكتابة المهام. ويمكن من خلاله كتابة أكثر من مجموعة قوائم ومشاركة المهام مع الإصدقاء.
- Remember the Milk، وهو تطبيق ويب لإدارة المهام يتيح لك تسجيل مهامك ضمن الأوسمة Tags والألسنة Tabs لتسهيل التصنيف والبحث عن المهام وهنا مزايا أخرى أيضاً.
- Doomi، تطبيق يعتمد على Adobe Air، فكرته كتابة المهمات على شكل To-do list مع تحديد الفترة بشكل بسيط وهو برنامج سهل ورائع.
- Google Tasks، أحد خدمات جوجل وهي مدمجة مع بريد Gmail أيضاً، تستطيع كتابة مهامك على نمط to-do-list بسهولة والتشطيب عليها وتوفر إمكانية إنشاء أكثر من قائمة للمهمات.
- Pomodairo، تطبيق آخر يعتمد على Adobe Air، ويستخدم تقنية Pomodoro في أداء المهام.
هل لديك أفكار أخرى؟ يمكنك عرض أفكارك حول التدوينة بكتابة تعليقك.
