السجلات الرئيسية الخاصة بإدارة المشتريات:
1-سجل امر التوريد.
2-سجل الاصناف.
3-سجل الموردين.
4-سجل العقود.
5-سجل المتابعة.
الجودة المناسبة للمواد والاصناف المشتراة بالموازنة تتقرر بفعل اعتبارين رئيسين:
1-الاعتبار الفني،ويعبر عن مدى الصلاحية والملائمة الوظيفية المؤثرة للصنف.
2-الاعتبار الاقتصادي،ويعبر عن الكلفة ومدى توفر المواد والاصناف.
المعايير التي من خلالها يكون استخدام هذه المواد والاجزاء اقتصاديا:
1-إمكانية استخدامها في اكثر من منتوج.
2-التشابه في الشكل والقياس.
3-تعطي اقل ما يمكن من المخلفات لدى الاستخدام.
4-توفر البساطة في العمليات الانتاجية.
5-اقل تعديل ممكن في الالات.
مهمات التشغيل:وهي لا تدخل في انتاج السلع الناتجة مباشرة ولكن تستعمل لتسهيل عمليات تشغيل المصنع مثل الوقود وزيوت التشحيم ومواد النظافة.
+ويجب ان تتوافر فيها (مهمات التشغيل) بعض المعايير مثل:
1-ان تكون متشابهة قدر الامكان لاستخدامها بشكل اقتصادي.
2-سهلة الاستخدام.
3-امكانية بقائها لفترة طويلة.
المواصفات التي يجب ان تتحقق في الالات والمعدات المساعدة:
1-التوفير في الجهد والوقت.
2-مدى الاعتماد عليها.
3-طاقتها الانتاجية المناسبة.
4-سهولة صيانتها وتوفير قطع الغيار.
أذكر دور الادارات المختلفة في المنشأة في تحديد الجودة؟
1-إدارة الإنتاج باعتبارها الجهة التي سوف تستخدم المواد.
2-الإدارة الهندسية في بعض المنشآت او اقسام التصميم ومراقبة الجودة.
3-لجنة تضم ممثلين عن ادارة الانتاج،والادارة الهندسية او الفنية،وادارة المشتريات.
يعهد قسم من المنشآت بمسؤولية تحديد الجودة الى ادارة المشتريات مستندة في ذلك الى مجموعة من الاسباب:
1-انها هي الادارة المسؤولة عن توفير مستلزمات المنشأة كافة.
2-يعمل في ادارة المشتريات رجال شراء محترفون في عملية الشراء.
3-انها مسؤولة بشكل مباشر عن كلفة الشراء التي تؤثر بدورها على الكلفة النهائية للمنتوج.
أذكر الشروط التي يجب مراعاتها عند تحديد الجودة المناسبة؟
1-اشباع رغبة الادارة الهندسية والمبيعات فيما يتعلق بالخصائص الطبيعية والكيماوية والابعاد الخاصة بالمنتوج.
2-اشباع متطلبات ادارة المشتريات فيما يخص توفير الاصناف بسهولة.
3-اشباع رغبة ادارة الانتاج فيما يخص سهولة استخدام الاصناف اثناء عمليات التشغيل وتخفيض كلفة الانتاج كلما امكن ذلك.
4-تلبية متطلبات وظيفة فحص طلبيات الشراء الواردة للتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة.
5-تسهيل مهمة ادارة التخزين في الاستلام وتخزين المخزون وصرفة.
6-تسجيل المواصفات بشكل واضح حتى لا يحدث التباس على المورد او المشتري.
الظروف التي تحتم الاعتماد على العلامات التجارية لتوصيف الجودة المطلوبة:
1-اذا كانت العمليات الصناعية فيها جانب من السرية او اذا كانت المنتوجات تحميها براءة اختراع.
2-اذا كانت هناك صعوبة بالنسبة للمشتري في تحديد المواصفات بشكل دقيق.
3-عندما تكون المشتريات بكميات صغيرة.
4-عند عدم امكانية اجراء الفحص الكامل عند تسليم المواد.
5-عندما تكون الاصناف المطلوبة اجزاء مصنعة والمنشأة بحاجة لها.
6-عندما يكون هناك اصرار من قبل الادارات الطالبة لبعض العلامات التجارية.
الاعتراضات على استعمال العلامات التجارية في توصيف الجودة للاسباب التالية:
1-عند اعتماد المنشأة على مورد واحد،قد تحرم نفسها من الاستفادة من فرص التعامل مع موردين اخرين.
2-قد تؤدي هذه الطريقة في بعض الحالات الى التغاضي عن بعض المواصفات مما يؤثر ذلك على جودة المنتوج النهائية.
3-في بعض الاحيان قد تتوفر بعض الاصناف التي ليست لها علامة تجارية مميزة ولكن لها المميزات والمواصفات المطلوبة نفسها وبأسعار اقل.
4-اذا لم يلتزم المورد بالمواصفات الخاصة بالصنف الذي يجهزه تحت علامته التجارية.
تشمل طريقة توصيف الجودة بواسطة المواصفات الجوانب التالية:
1-التوصيف بتحديد الخصائص الطبيعية والكيماوية.
2-التوصيف عن طريق الأداء.
3-التوصيف عن طريق الرتب.
4-التوصيف عن طريق العينات.
ما هي الحالات التي تلجأ اليها المنشآت في استخدام التوصيف عن طريق العينات؟
1-في حالة الشراء غير المتكرر.
2-في حالة المنشآت التي لا تستطيع وضع مواصفات دقيقة لمشتراياتها.
3-في حالة عدم رغبة المنشآت في الدخول في مشكلات تحديد المواصفات.
4-في الحالات التي يكون فيها صعوبات في تحديد المواصفات.
تواجه المنشآة بعض الظروف التي قد ينشأ من خلالها اختلافات بين المواصفات وبين المواد المجهزة وقد يكون ذلك بسبب:
1-ندرة بعض المواد المطلوبة في الاسواق مما يعني صعوبة الحصول عليها من قبل المنشأة.
2-في حالة الطلبات السريعة من قبل المنشأة،مما لا يتيح الوقت الكافي للمورد للحصول على المواصفات المطلوبة وتجهيزها في وقت قصير.
الهدف من الرقابة على الجودة وفحص الاصناف:هو لضمان ان البائع قد قام بتجهيز تلك الاصناف بشكل يتطابق مع الجودة المطلوبة.
تتأثر أهمية الفحص بعدد من العوامل منها:
1-مدى اهمية المشتريات بالنسبة للمنشأة.
2-نوع المادة والسلعة وأهميتها.
3-المبالغ التي تخصصها المنشأة لفحص مشترياتها.
الأسباب التي توجب الاسراع في فحص المواد واختبارها:
1-تجنب نفقات اضافية في حالة التاخر في عملية الفحص مثل نفقات التخزين.
2-توفير المواد للجهات الطالبة لها بشكل سريع.
3-تسهيل عمليات الجرد.
4-تلافي ما ينشأ من خلافات اذا كانت المواد مخالفة للمواصفات او الجودة.
5-الاستفادة من الخصم النقدي اذا تم تحويل الفواتير بسرعة لكي يتم السداد بسرعة ايضا.
أذكر العوامل الخارجية المؤثرة في تحديد كمية الشراء المناسبة؟
1-مدى توفر الصنف المطلوب في السوق وسهولة الحصول عليه او صعوبته.
2-توقع تبدل الاسعار في المستقبل.
3-ارتفاع كلفة تنفيذ عملية الشراء.
4-توفر الاصناف البديلة.
5-الفترة اللازمة لإتمام عملية الشراء.
أذكر العوامل الداخلية المؤثرة في تحديد كمية الشراء المناسبة؟
1-الامكانات المالية للمنشأة.
2-كلفة التخزين.
3-سياسة الشراء المتبعة.
4-السياسة التخزينية في المنشأة.
5-معدل استخدام الصنف.
6-طبيعة الصنف.
7-توقع انخفاض المبيعات.
وضح عناصر كلفة خدمات الشراء؟
1-الكلفة الادارية وتشمل نفقات الاجور والرواتب المدفوعة للعاملين.
2-كلفة المتابعة وتشمل نفقات الهاتف والتلغراف.... .
3-كلفة النقل وتشمل نفقة النقل الخارجي من المورد الى المنشأة والنقل الداخلي داخل المنشأة ومخازنها.
يعتمد تحديد كمية حد الامان على عوامل عديدة ومتنوعة هي:
1-بُعد الموقع الجغرافي للموردين ودرجة الاعتماد عليهم.
2-أهمية المادة بالنسبة للعمل،والمخاطر التي تنشأ نتيجة نفاذها.
3-طبيعة المادة وسرعة تلفها.
4-كلفة المادة والوضع المالي للمنشأة.
5-كلفة نقل المادة وشحنها.
6-معدل استهلاك الصنف او المادة فيما اذا كان ثابتا او متذبذبا.
7-كلفة التخزين.
لتحديد نقطة إعادة الطلب يستلزم الامر تحديد ما يلي:
1-معدل الاستهلاك اليومي من الصنف المراد شراءه.
2-الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية اعادة الطلب والشراء.
3-معرفة احتياطي الطوارىء الذي يجب توافره في المخازن بشكل دائم.
أذكر ثلاثاً من الحالات التي يناسبها الشراء بدفعة واحدة؟
1-حالة وجود خصم كمية ممنوح من قبل المورد على الشراء بكميات معينة ودفعة واحدة.
2-في حالة وجود سيولة نقدية لدى المنشأة عاطلة عن الاستثمار.
3-حالة وجود احتمال لفقدان المادة المطلوبة او ندرتها في السوق.
أذكر أربعاً من الحالات التي يناسبها شراء الكمية على دفعات؟
1-حالة كون الكمية المطلوبة كبيرة،بحيث لا يمكن شحنها او نقلها دفعة واحدة.
2-حالة كون الامكانات المالية لا تسمح بالشراء دفعة واحدة.
3-حالة كون الكمية المطلوب شراءها كبيرة بشكل يسمح معه تقسيمها الى اجزاء وشراءها على دفعات.
4-حالة توقع إدارة المشتريات إنخفاض الاسعار في الفترة المقبلة.
تتضمن سياسة التعاقد كأساس لتوفير الكمية المناسبة ثلاثة انواع من العقود:
1-العقود المحددة الكمية.
2-العقود المستمرة.
3-العقود المحددة المدة.
مجموعة الاعتبارات العامة التي يمكن ان تؤثر على تحديد الاسعار من قبل المورد:
1-الطلب المتوقع.
2-اسعار المنافسة.
3-الربح المستهدف.
4-كلفة الانتاج.
أذكر العوامل التي تؤدي الى اختلاف الكلفة بين مورد وآخر؟
1-أسلوب الادارة التي يتبعها المورد ومدى الكفاءة المتحققة من ذلك.
2-الطاقة الانتاجية للمصنع ومدى استغلال المنتج لهذه الطاقة الانتاجية مقارنة بالانتاج الفعلي.
3-كلفة المواد والاجور حيث تختلف من مورد الى آخر.
عقد التوريد يتضمن فقرات عديدة تحدد:
1-كمية الصفقة.
2-مواصفات الصفقة ونوعيتها.
3-مكان التسليم وموعده.
4-نظام الفحص وإعادة المواد غير المطابقة للمواصفات.
5-غرامات التأخير ومقدار ما يتحمله المورد من غرامات عن كل يوم تأخير.
تعتمد قوة المركز التفاوضي للمورد على العوامل الآتية:1-مدى حاجة المورد للتعاقد.
2-تأكد المورد من الحصول على العقد.
3-الوقت المتاح للمفاوضات.
تعتمد قوة المركز التفاوضي للمشتري على العوامل الآتية:
1-درجة المنافسة القائمة.
2-كفاءة المشتري في تحليل الاسعار والتكاليف.
3-درجة استعداد المشتري للمفاوضات.
يقصد بالممارسة المفاوضة المباشرة مع المورد او الموردين الذين يتعاملون في صنف معين،ويلجأ المشتري الى هذا الاسلوب في الحالات الاتية:
1-عندما توجد المواد والتجهيزات المختلفة لدى شخص واحد.
2-عندما تكون الاشياء التي يريدها المشتري غير محددة بمواصفات دقيقة.
3-عندما تكون الاعمال الفنية المرغوب إجراؤها بمعرفة فنيين او اخصائيين معينين.
4-عندما تكون التوريدات ومقاولات الاعمال والنقل تقتضي حالة الاستعجال الطارئة ولا يتوفر الوقت لاجراء المناقصة.
5-اذا كانت المواد والسلع التي تتطلب طبيعتها بأن يكون شراؤها من اماكن انتاجها.
