كيف تنظم حدث ما (حفل رسمي -دعوة-فعالية ما )

(1)الاتصال على الجهة المدعوة : ( مدير إدارة – رئيس قسم – علاقات عامة ) وذلك يتضمن الآتي :

1-توجيه كتاب رسمي للجهة المدعوة يتضمن صفة الفعالية والموعد المزمع عقد الفعالية فيه

2-الاتصال تليفونيا للتأكد من وصول الكتاب ، والسؤال عن مكان الفعالية ( القاعة ) من حيث عدد المقاعد والتأكد من عدد المشاركات أو المشاركين ( الحضور )

3-طلب رد الجهة المدعوة بصفة رسمية ( كتاب رسمي يوضح فيه موافقة الجهة المدعوة على المشاركة في الفعالية وعدد المشاركات أو المشاركين وحجز القاعة إن كانت الفعالية ستقام بقاعة الجهة المدعوة)

4-تحديد ضابط الاتصال من الجهة المدعوة مع أخذ رقم هاتفه أو هاتفها



(2)القاعة : الاطمئنان على المفردات التالية فيما يخص القاعة:

1-الإضاءة

2-الصوتيات

3-عدد المقاعد

4-وجود عامل فني مسؤول عن القاعة يحضر وقت الفعالية بصفة مستمرة لمواجهة أي مشاكل فنية طارئة مع تسجيل اسمه وأخذ رقم هاتفه الجوال

5-الاطمئنان على الشاشة المتحركة إن وجدت ( الإسكرين)

6-الاطمئنان على المكان الذي ستعلق فيه اللوحة الخلفية

7-تعليق اللوحة الخلفية والتأكد من حدوث ذلك

8-الاطمئنان على المكان الذي سيوضع فيه البوفيه

9-الاطمئنان على المكان الذي ستوضع فيه الاستاند ( إن وجدت)

10-التأكد من وجود دورات مياه قريبة للرجال وللنساء

11-معرفة مكان الصلاة للرجال وللنساء

12-مكان وضع الورود (إذا لزم الأمر) مع التأكد من الشخص المكلف بالشراء وموعد وضع الورود وصلاحية الورود لفعالية من يوم واحد أو أكثر من يوم )

(3)اللوحة الخلفية :

1-الاتصال على المطبعة المعنية بتجهيز اللوحة

2-أخذ اسم وهاتف الفني المسؤول عن الطباعة أو الشخص الذي سيقوم بالتركيب

3-التأكد من تركيب اللوحة بإتقان

4-سحب اللوحة بعد انتهاء الفعالية والتأكد من اسم الشخص المكلف بذلك

(4)استاندات

1- الاتصال على المطبعة المعنية بتجهيز الاستاند

2-أخذ اسم وهاتف الفني المسؤول عن الطباعة أو الشخص الذي سيقوم بالتركيب

3-التأكد من وضع الاستاند في المكان المخصص له

4-سحب الاستاند بعد انتهاء الفعالية والتأكد من اسم الشخص المكلف بذلك

(5) لوحات باسم كل محاضر على منصة المحاضرين

1-حصر أسماء المحاضرين وذلك بالحصول عليها من مسؤول المشروع

2-طباعة أسماء المحاضرين

3-تجهيز اللوحات ووضعها كل حسب محاضرته

(6) المطعم: ينبغي الانتباه إلى جزئية المطعم والتعامل معها بكل جدية وإتقان حسب الآتي :

1-الاتصال على عدد من المطاعم وأخذ مواصفات وأسعار الفطور

2-التأكد من عنصر الجودة فيما يخص وصول البوفيه في موعده المحدد وجودة الطعام

3-التأكد من تخصيص waiter ذكر أو أنثى حسب طبيعة المشاركين في الفعالية

4-التأكد من وجود الأكواب الورقية والمحارم و سلات المهملات بعدد كافٍ

5-التأكد من وجود غلايات كهربائية للشاي والقهوة إلخ

6-التأكد من وجود طاولات لوضع الطعام

7- التأكد من فرشها بطريقة راقية

8-أخذ اسم وهاتف ضابط الارتباط من المطعم وكذلك اسم الشخص المسؤول الذي يمكن الرجوع إليه في حالة حدوث أي مشكلة

(7)التصوير :

a.الاطمئنان على شحن كاميرا التصوير

b.تسليم الكاميرا إلى الشخص المعني بالتصوير

c.تكليف المسؤول عن التصوير من طرف القسم وإبلاغه بموعد التصوير والتأكيد عليه بالبقاء أثناء الفعاليات وذلك لتصوير القاعة والمبنى الذي تعقد فيه الفعالية من الخارج والحضور والمحاضرين في مراسم الافتتاح ثم تصوير كل محاضر على حدة أثناء سريان وتنفيذ الفعاليات وكذلك تصوير المشاركات التي تطرأ أثناء تنفيذ الفعالية مثل استفسارات الحضور أو تنفيذ مهارة معينة مثل إلقاء أحد المتدربين لمحاضرة أو تنفيذ مهارة إذابة الجليد ( Ice break) وكذلك تصوير فعاليات الحفل الختامي وتسليم شهادات المشاركة إلخ

d.تفريغ محتويات الكاميرا على السي دي وعلى جهاز كمبيوتر خاص بالقسم ( كمبيوتر رئيس القسم أو مسؤول المشروع)

e.نسخ عدد من السيديهات لتوزيعها على مندوبي الصحف في نفس يوم تنفيذ الفعالية او اليوم التالي على أقصى تقدير

f.عريف الحقل أو مقدم الفقرات

(8)التصوير بالفيديو : [ إذا احتيج إليه ]

1-الاطمئنان على شحن كاميرا الفيديو

2-تكليف الشخص المعني بالتصوير وأخذ هاتفه

3-التأكيد على الشخص المعني بالتصوير بالبقاء في موقع الفعالية للتصوير حسب ما تدعو إليه الحاجة

4-التأكد من وجود نقطة كهرباء لوضع الكاميرا فيها في حالة نفاذ شحن الكاميرا

(9) الإعلام قبل الفعالية :

1 -تجهيز مادة صحافية عن الفعالية لتوزيعها على الصحافيين وذلك لنشرها في الصحف صبيحة يوم الفعالية

2- أخذ أرقام هواتف و فاكسات الصحافيين المعنيين بتغطية الفعالية

3- الاتصال على الصحافيين وتكليف من يلزم بإرسال المادة الصحافية إليهم باليد أو بالفاكس

4- التأكد من وصول المادة إلى الصحافة وذلك بالاتصال على الصحافيين المعنيين والتأكد من استلامهم للمادة

5- التأكيد على الصحافيين بخصوص الحضور الشخصي مع مصوري كل جريدة يوم الافتتاح

(10)الإعلام بعد الفعالية :

1- إعداد تقرير يحوي المادة الصحافية المراد نشرها في الصحف عقب انتهاء الفعالية

2-إرفاق الصور المراد توزيعها على الصحف ضمن التقرير وذلك على سي دي

3-الاتصال على الصحافيين لاستلام التقرير

4-إيداع صورة من التقرير لدى رئيس القسم وصورة أخرى للحفظ لدى مسؤول كل مشروع

(11)مادة المحاضرات على السي دي :

1-شراء عدد من السيديهات على قدر أعداد المشاركين في الفعالية

2-التنسيق مع المسؤول المالي والإداري بالقسم بخصوص صرف المبلغ المالي المخصص لشراء السيد يهات

3-أخذ مادة المحاضرات ونسخها على السيد يهات

(12) الفولدرات

1-تجهيز عدد من الفولدرات بحسب أعداد المشاركين

2-تحتوي الفولدرات على الاستبيان القبلي – الاستبيان البعدي ـ جدول الفعاليات ـ تقييم المحاضرين ـ كشف حضور المشاركين ـ أوراق بيضاء ـ أقلام حبر جاف أو رصاص مادة علمية عن المحاضرات

(13) شهادات المشاركة وحضور الفعالية :

4-تحضير نموذج موحد لشهادات المشاركة يطبع طباعة فاخرة

5-تجهيز شهادات المشاركة وملأ أسماء وتاريخ المشاركين وتاريخ الفعالية و مسماها

6-تسليم الشهادات في اليوم الأخير للفعالية

7-تحميل شخص (بالاسم) مسؤولية إحضار الشهادات في اليوم الأخير للفعالية

(14 ) خطابات شكر وشهادات التقدير إلى الجهات المشاركة والراعية والمشاركة

1-تجهيز نموذج موحد لخطابات الشكر على أن يرسل بالفاكس عقب انتهاء الفعالية مباشرة

2-عمل عرض أسعار لدى المطابع عن نموذج فاخر لشهادات الشكر والتقدير

3-تكون الصيغة في شهادات الشكر والتقدير عامة تصلح لكل الفعاليات

(15) القرطاسية : تحتاج كل فعالية إلى بعض مستلزمات القرطاسية بحسب حجم الفعالية وعدد المشاركين فيها وعدد أيام التنفيذ :

8-شراء أقلام رصاص

9-شراء أقلام حبر جاف

10-شراء 1 مزيل حبر

11-شراء رزمة أوراق بيضاء للتصوير (500) ورقة

12-شراء سيد يهات

(16 ) التقرير المالي :

1-يوصى بطلب فاتورة من كل جهة تم شراء أي أغراض منها

2-تضم كل الفواتير المتعلقة بالفعالية في ملف واحد ، ويحتفظ بها من قبل الشخص المسؤول عن المشروع أو من ينوب عنه

3-يتم أخذ صورة من الفواتير وتدرج في ملف الفعالية للاحتياط

4-تقدم الفواتير ضمن التقرير المالي للجهة المانحة في وقت أقصاه 3 أيام عقب انتهاء الفعالية

5-يتم مخاطبة الجهة المانحة بضرورة تسديد المبالغ المالية التي أنفقها القسم أثناء الفعالية حتى يمكن الشروع في فعالية تالية

(17 ) التقرير الفني : يرفع صورتان من التقرير : واحدة إلى رئيس القسم والثانية للجهة المانحة بعد توقيع رئيس القسم

يتم تجهيز التقرير الفني بحيث يحتوي الآتي :

1-برنامج الفعالية ( Time table )

2- نتائج تقييم الفعالية ( ندوة – دورة ..)

3-نتائج الاستبيان القبلي والبعدي

4- أحداث الفعالية من محاضرات ومحاضرين ومشاركين محفوظة على سي دي مرفق بالتقرير

5- C Dيحتوي على مادة المحاضرات الملقاة في الفعالية

6-C D يحتوي على صور ملتقطة للفعالية وأحداثها من قبل مصوري القسم و صور من تغطية الصحف للفعالية

7- مع مخاطبة الجهة المانحة ( المجلس الأعلى لشؤون الأسرة - الأوقاف ـ ـ ـ )

مشكورة الله يعطيكي العافية على هالدرس الحلو