الأفكار تتطور
بدأت في التفكير في أن يكون الموقع موقعا حقيقيا داخليا للمؤسسة. يا ترى ماذا نستطيع أن نضيف له؟ اقترح زميل أن يكون هناك شرح للاختصارات المستخدمة فقمت بكتابة قائمة ببعض الاختصارات ثم عرضتها على كثير من الزملاء للإضافة إليها بحيث تكون شاملة للتخصصات المختلفة. وتم وضع هذا المعجم الصغير للاختصارات بحيث يمكن لمتصفح الموقع البحث عن الاختصار الذي يبحث عنه.
ولم يكن التفكير في تطوير الموقع لينفصل عن البحث عن رأي العاملين ومقترحاتهم فكنت أتحدث معهم واناقشهم فيما أعجبهم وما لم يعجبهم وما يتمنوا لو كان متاحا. وفي نفس الوقت فهناك الكثير من الحرص على ألا يتم نشر بيانات فيها نوع من الخصوصية بالنسبة للأشخاص أو السرية بالنسبة للعمل أو حقوق الملكية الفكرية لجهات أخرى.
طالما هذا هو الموقع الداخلي فلماذا لا يحتوي على معلومات عامة يهتم بها العاملون؟ فبدأت في نشر الإعلانات أو القرارات التي يتم وضعها في لوحات الإعلانات مثل إعلانات الرحلات والأنشطة الاجتماعية والقرارت الإدارية الصادرة حديثا. فصارت الصفحة الأولى بمثابة لوحة إعلانات إلكترونية يستطيع من خلالها الموظف التعرف على الأحداث والقرارات الخاصة بالمؤسسة.
فكيف سيتطور الموقع؟ كما ذكرت فإن الموقع مبني على فكرة الويكي Wiki أي مشاركة المتصفحين للموقع وهو ما لم يحدث تقريبا خلال عامين من إنشاء الموقع. لذلك فكرنا في تشجيع المشاركة وتنظيمها. بدأنا في تخصيص صفحة فارغة لكل إدارة وبدأنا (أنا ومديري في العمل) في مخاطبة الإدارات لترشيح شخص يكون مسئولا عن إنشاء وتحديث صفحات الإدارة في الموقع. وتم إغلاق الموقع للتعديل سوى لهؤلاء الأشخاص المسئولين عن مواقع الإدارات.
التعريف بالموقع
صار لزاما أن يكون هناك تعريف بالموقع لقاعدة عريضة من العاملين. قمت بعقد مجموعة من الاجتماعات مع العاملين في ثلاثة أيام. وفي كل اجتماع كنت أقوم بعرض الموقع وإمكانياته وأشجع الحاضرين على المشاركة برأيهم والمساهمة في موقع إدارتهم. كانت مدة المحاضرة الواحدة هي ساعة واحدة فقط وتم إعادة المحاضرة ثمانية عشر مرة. بالطبع كان أمرا مجهدا ولكنه كان أمرا بالغ الأهمية فبدون تعريف بالموقع فإنه يبقى مهجورا.
استغللت فرصة التعريف بالموقع في تدوين اقتراحات الحاضرين وبدأت في تنفيذ بعضها في الأيام والأسابيع التالية مثل إضافة البريد الإلكتروني لدليل العاملين وتغيير بعض الألوان وإضافة بعض المعلومات للبوابة الفنية.
تتابع التطوير
تطورت فكرة بوابة التقارير الفنية إلى مكتبة إلكترونية تحتوي على تقارير ودراسات وأبحاث ومحاضرات قام بها العاملون بالمؤسسة. وتم إضافة تسجيلات فيديو عن المؤسسة وبعض الأعمال التقنية التي تمت في السابق. وبدأ العاملون في المشاركة ووواصلت تشجيعي لغير المشاركين على المشاركة ونشر تقاريرهم ومحاضراتهم على الموقع.
تم تخصيص صفحة لعرض أفكار العاملين التي ساهمت في تطوير العمل. ولكن هذه الصفحة لم تلق الاستجابة السريعة ليس بسبب عدم وجود أفكار وتطوير ولكن بسبب أن الأمر يتطلب كتابة مقالة عن كل فكرة. ولتشجيع الأمر تم وضع بعض المواضيع القديمة التي تم نشرها في مطبوعات المؤسسة منذ عدة سنوات.