تجهيز تطبيقات إدارة الأعمال
عندما تشترى شقه جديدة وتفكر في تركيب باب لهذه الشقة ، فإنك تقوم بالذهاب إلى أحد الخبراء والعالمين بأحوال الأخشاب وفنون النجارة - السيد النجار - لانتقاء باب مناسب للشقة بالمواصفات التي يحصل عليها منك وتتوائم مع ذوقك والتصميم الذي اخترته لشقتك.. وتعتبر هذه هي المرحلة الأولى وهى مرحلة يمكنك الادعاء بأنها غير ذات أهميه وأن جل ما تبتغيه من الباب هو أن يكون متيناً وهو ما يمكنك معرفته دون خبرة ما وأن الباب لا يمثل لديك سوى جداراً يمكنك المرور من خلاله وقتما تشاء يسترك داخل الشقة ويمنع المتسللين وأعين الفضوليين. أما المرحلة الثانية في هذه العملية فهي تركيب هذا الباب أياً كان نوعه وذوقه وهى عمليه لا يمكن إنكار أنها تحتاج إلى الخبرة رغم بساطه مظهرها إذ يجب أن يكون الباب ملائماً تماماً للمساحة التي سيتم تركيبه فيها ثم تأتى عمليه تركيب المفصلات والكالون وخلافه والتي قد يؤديها البعض بطريقه غير سليمة فيجعل الباب يفتح في الاتجاه الخاطئ مثلاً أو ربما أساء تركيبه فجعل عملية فتحه نوع من التعذيب لمن أراد الخروج أو الدخول أو أتم جميله فجعل الباب غير قابل للفتح على الإطلاق..
ما الذي قادنا إذاً للحديث عن الأبواب وتركيبها ؟ لم يكن موضوعنا عن فن النجارة بأي حال من الأحوال.. فلندع إذا هذا الأمر جانباً ونعود إلى ما كان يجب الحديث عنه.. أهمية التجهيز الاحترافي لتطبيقات إدارة الأعمال..
تعريف عملية التجهيز
يعتبر مصطلح التجهيز في مجال برامج إدارة الأعمال المحاسبية هو ملخص مجموعة من الخطوات التي يتم القيام بها قبل بداية العمل على البرنامج ، وهى تتمثل في بناء دليل الحسابات ومراكز التكلفة وتحديد الدورات المستندية والمحاسبية وتحديد القيود المحاسبية التي يصدرها النظام آلياً مع المستندات المختلفة ووضع نظام لتكويد الأصناف والعملاء والموردين والموظفين وخلافه ، وتحديد صلاحيات المستخدمين وبناء أي تقارير إضافية مطلوبة من قبل العميل مستخدم النظام ، وتعتبر عملية التجهيز عملية أساسية سواء في البرامج الجاهزة أو المعدة مسبقا.ً
البرامج الجاهزة أو المعدة مسبقاً
البرامج الجاهزة هي التي لم يتم تصميمها خصيصاً من قبل الشركة المنتجة لعميل بعينه وإنما تم تصميمها لتخدم أنشطة متعددة في مجالات الأعمال المختلفة ، وتم بنائها خصيصاً بحيث تكون مرنه بما فيه الكفاية ليتم تجهيزها - كما سبق أن أشرنا- حسب نوع نشاط العميل واحتياجاته والأسلوب المحاسبي الذي يفضل اتباعه لأداء مهام عمله ، وتتميز تلك البرامج بميزتين أساسيتين أولهما هو انخفاض التكلفة عن تلك البرامج التي تصمم خصيصاً لعميل بعينه حيث أنه في تلك النوعية يتحمل العميل إجمالي تكاليف تصميم البرنامج والذي قد يستغرق العمل في دراسته إنتاجه شهوراً عديدة ، أما الميزة الثانية والتي تعتبر في الحقيقة أهم الميزتين هي أن البرامج الجاهزة تتميز بالاستقرار وقلة احتمالات الخطأ في التصميم ، حيث أن البرنامج نفسه قد تم استخدامه لدى العديد من العملاء ومر بجميع ظروف الاختبار الفعلي في ظروف استخدام متعددة وبيئات عمل مختلفة وقامت الشركة المنتجة بمعالجة أي أخطاء أو إدخال تحسينات تم طلبها من العملاء.
أريد برنامج حسابات لا أكثر.. فما حاجتي إلى التجهيز؟
سؤال كثيراً ما يطرحه المحاسبون ، وعادة لا يطرحه سوى المستخدمون الجدد لبرامج الحاسب الآلي إذ لا يكون لديهم دراية بكيفية عمل تلك البرامج وكيف تقوم بالوصول إلى النتائج المالية النهائية ، وربما يطرحه أيضاً بعض المستخدمون القدامى الذين لم يعاصروا مرحلة تجهيز البرامج التي يعملون عليها في شركاتهم وبدءوا العمل هناك على برنامج سبق تجهيزه. الفكرة الرئيسية التي يفتقدها هؤلاء هو أن برامج إدارة الأعمال بشكل عام تحتاج إلى عملية تجهيز ، إلا أن مرحلة تجهيز البرامج التي تنتج خصيصاً للعميل هي مرحلة تنصهر وسط عمليات تصميم البرنامج نفسه وعادة ما يقوم بها فنيون يحصلون على معلوماتهم من المسئولين عن النظام في الشركات ويقومون بتنفيذه ويصبح بعد ذلك أي تعديل مطلوب في ذلك التجهيز هو تعديل في تصميم النظام ذاته.
أما البرامج سابقة التجهيز فتأتى مرحلة تجهيزها بعد تعاقد العميل على البرنامج حيث يتم دراسة احتياجات العميل والحصول على العديد من المدخلات والتي تمثل نواة البدء الرئيسية ، وهى إمداد البرنامج بكل ما سبق أن أشرنا إليه مثل دليل حسابات والتقارير المطلوبة وصلاحيات المستخدمين وأشكال الدورات المحاسبية والمستندية وأطراف للقيود المحاسبية التي سوف تصدرها المستندات المختلفة مع مراعاة تناسق تلك الدورة المحاسبية بحيث لا يصدر القيد نفسه اكثر من مرة مع مستندات مختلفة أو نفقد أحد عناصر الدورة المحاسبية فيؤدى ذلك إلى نتائج غير سليمة ، قد يعتقد معها المستخدم أن البرنامج به عيوب وقد يكتشف هذه النتائج الخاطئة بعد أعوام من العمل فتكون الكارثة مضاعفة ، ربما يتشابه ذلك مع المثال الذي ضربناه عن تركيب الباب الخشبي ، فأسلوب التركيب الخاطئ أدى إلى إعاقة الاستفادة الصحيحة منه ولا سبيل في هذه الحالة إلى الادعاء بأن هذا الأمر سوء في تصنيع الباب الخشبي نفسه.
التجهيز الاحترافي.. التوصل لأفضل الأساليب المطبقة في مجال الأعمال
يقوم مسئولو التجهيز بالتعرف على النظام اليدوي المطبق في الشركة أو النظام الآلي السابق وحصر المستندات المستخدمة والتقارير الناتجة والمطلوبة ويقوم بتطبيق المطلوب على البرنامج ، ويقوم بإبداء النصح و إعطاء أفضل التصورات للدورة المحاسبية حسب نوع النشاط كما يقوم في بعض الأحيان عند عدم توافر الخبرة الكافية لدى الشركة بإعداد الدورة المستندية والمحاسبية المناسبة لنوع النشاط وتطبيقها على النظام وتدريب المستخدمين على تنفيذها، كما لا تقتصر عملية التجهيز على العمليات المحاسبية فقط وإنما تتخطى ذلك إلى إعطاء أفضل الطرق التى يمكن استخدامها فى إدارة المخزون وأساليب التسعير وإدارة نظم الموارد البشرية وإعداد واستخراج التقارير فى أفضل الصور التى تحقق النتائج المرجوة من النظام.
أمثلة على الأخطاء الشائعة
لا يمكن حصر الأخطاء في هذا المجال فهي دائما ما تحدث بسبب وجود أسلوب معين يستخدمه المحاسبون يدوياً مع جهل بكيفية تطبيقه على النظام الآلي ويتم القيام به دون استشارة مسئولي التجهيز في الشركة منتجة البرنامج المحاسبي ، ويمكننا عرض مثال من هذه الأخطاء ، يمكننا مثلاً أن نفترض أسلوباُ تم إعداده مسبقاً لدورة المشتريات كنموذج افتراضي يقوم على :
- إنشاء إذن توريد مخزني (أمين المخزن)
- القيد الذي يتم إصداره آليا هو : من ح / المخزون - إلى ح / المشتريات
- عمل فاتورة مشتريات لما تم توريده (المحاسب)
- القيد الذي يتم إصداره آليا هو : من ح / المشتريات - إلى ح / النقدية أو العميل
دعنا أيضاً نفترض أن المستخدم قرر استخدام الدورة المحاسبية للمشتريات كما يلي :
- إنشاء إذن توريد مخزني (أمين المخزن)
- عمل فاتورة مشتريات لما تم توريده (المحاسب)
- عمل سند صرف نقدية أو شيكات بالمبلغ (أمين الخزينة)
وهى الدورة التي يستخدمها يدوياً ويكون نتيجتها ثلاث مستندات وقيد محاسبي واحد.
فما هي احتمالات الخطأ الواردة في مثل هذا الموقف؟
تتعدد الاحتمالات في هذا الإجراء البسيط وذلك يتوقف على الأسلوب المحاسبي الذي يتبعه المستخدم فقد يعتمد المحاسب على أسلوب الجرد الدوري (يتم استخدام مخزون لأول المدة ومخزون أخر المدة ) أو أسلوب الجرد المستمر (المخزون اللحظي) ، وكل من الأسلوبين له طريقه مختلفة في إصدار القيود يجب معها استخدام دليل الحسابات كنقطة بدء والربط مع أنواع مستندات المخزون والمشتريات التي تقوم بإصدار القيود على حسب كل أسلوب متبع.
كما يمكن أن يحدث الخطأ داخل الأسلوب الواحد لتعدد الأساليب الفرعية كأن يستخدم المحاسب أسلوب الجرد المستمر ثم يقرر عدم توسيط حساب المشتريات عند إصدار قيود المشتريات واستخدام حساب المخزون مباشرة مع عدم درايته بأن المستند المرتبط بإصدار القيد الآلي للمشتريات مرتبط بحساب المشتريات الذي لم يتم وضعه أساساً في دليل الحسابات ، في تلك الحالة عند إصدار فاتورة المشتريات يتوقف النظام لأنه لم يجد حساب المطلوب.
ويمكن أيضاً أن يقوم المحاسب بإصدار فاتورة المشتريات التي تصدر قيداً آلياً كما سبق أن ذكرنا يقوم بتخفيض حساب النقدية مباشرة أو تعلية حساب العميل بقيمة ما تم شراؤه ، ثم يقوم أمين الخزينة بتحرير سند صرف نقدية أو شيكات يقوم بتخفيض حساب النقدية أو تعلية حساب العميل مرة أخرى. في نهاية الأمر نحب أن نوضح أنه رغم بساطة الإجراء الذي تم عمله إلا أن عدم الدراية الكاملة بكيفية عمل النظام غالباً ما تتسبب في مشاكل كبيرة ونتائج مالية مضللة تفقد البرنامج أهميته والفائدة المرجوة منه ، أما خدمات التجهيز التي تتم على أيدي خبراء متخصصين في البرنامج وعلى دراية كاملة بالقواعد المحاسبية تساعد المستخدمين على الحصول على النتائج بصورة سليمة وإتمام إجراءات العمل بالطريقة التي تفضلها الشركة وتتناسب مع الأصول المحاسبية كذلك حيث يقوم مسئولو التجهيز بتطبيق الدورة المحاسبية السابقة بالشكل المناسب والذي لا يتسبب في توقف البرنامج أو إصدار القيود أكثر من مرة.
خطوات تجهيز البرنامج
يبدأ تجهيز البرنامج عادة باجتماع مسئول التجهيز مع المسئول المحاسبي في الشركة المتعاقدة على البرنامج ويقوم بالتعرف على أساليب العمل المطبقة لدى الشركة والحصول على نماذج المستندات المطبقة ودليل الحسابات والدورات المحاسبية المختلفة والتقارير المطلوبة ومناقشة بعض الأفكار وأساليب العمل التي قد تفيد الشركة ويقوم بتدوين كل هذه المعلومات وتحديد موعد لإنهاء تطبيق ما تم الاتفاق عليه.
يتم بعد ذلك عمل نسخة مبدئية من قاعدة البيانات مطبق بها كل ما تم الاتفاق على تنفيذه في الجلسة السابقة ويتم تحميل قاعدة البيانات لدى العميل.
يحصل مستخدمو النظام لدى العميل على الدورة التدريبية ويتم الاتفاق على مواعيدها وعدد أيام التدريب بالاتفاق مع إدارة التدريب.
تظهر أحياناً بعض النقاط التي يرغب العميل في تعديلها أو إضافتها لما تم الاتفاق عليه أثناء جلسات التدريب ، ويقوم مسئول التدريب بتوصيلها أولاً بأول إلى إدارة التجهيز.
بعد انتهاء التدريب والحصول على طلب من العميل بإضافة تلك التعديلات يقوم مسئول التجهيز بإعداد النسخة النهائية من قاعدة البيانات وتحميلها لدى العميل.
يحصل العميل بعد ذلك على خدمات الدعم الفنى لمتابعة حسن سير العمل.
