المهارات البشرية في أنظمة إدارة الأعمال
ليس من قبيل المصادفة أن الدول التي تتمتع بأكبر اقتصاديات و أعلى دخول على مستوى الفرد هي أيضاً الدول التي تتمتع بأعلى مستويات التعليم و أكبر كم -وكيف- من العلماء و الفنيين و الخبراء في مختلف المجالات التقنية. بل إن أحد معايير التقدم و التنمية التي تتبناها الأمم المتحدة يقيس مستوى تقدم الدول بقدر ما تملكه هذه الدول من خبرات و قدرات بمجالات البحث العلمي و التطبيق التقني ، أي أن معيار القياس يشمل كم الأبحاث الجارية و عدد المهندسين و عدد الأطباء و غيرهم ، كما يتضمن عدد الخبراء بالمجالات الاقتصادية و الاجتماعية و نوعية خبراتهم و تميزها و ندرتها. و يبدو منطقياً تطبيق نفس المبدأ على الشركات و المؤسسات التجارية ، فمن البديهي أن قدرات أي شركة في إتاحة الموارد المختلفة و التحكم بها لتحقيق الأهداف المرجوة تعتمد أساساً -و قبل أي عامل آخر- على كفاءة البشر الذين يقررون و ينفذون و يتابعون.
عادة ما يتم العمل بتلك المرحلة بالتزامن مع مرحلة الإعداد Implementation ، بل إن العديد من مطوري برمجيات إدارة الاعمال يعتبرونها أحد خطوات مرحلة الإعداد. تشمل هذه المرحلة إدخال كافة البيانات التي تحتاجها الشركة بصورة اساسية لاستخدام برمجيات إدارة الأعمال و ربما كان أهمها بالشركات التجارية هو بيانات أصناف المخزون و سجلات العملاء و الموردين.
ننصح بألا يتم الاستعانة بطرف ثان Outsourcing أو الاستعانة بموظفين مؤقتين للقيام بهذه المرحلة إلا إذا دعت لذلك ضرورة قصوى و ذلك لأن الخبرات التي سيجنيها الموظفون الدائمون في هذه المرحلة ستنعكس إيجابياً في تعودهم على التطبيقات التي سيستخدمونها و ستكسبهم خبرات تساعدهم في أداء أعمالهم اليومية على هذه التطبيقات مستقبلاً.
هذا بالطبع يتطلب امداد هؤلاء الموظفين بالمهارات المطلوبة للقيام بأعمالهم بكفاءة. و تبدأ هذه المهارات باكتسابهم مهارات استخدام التطبيقات المكتبية بكفاءة كما ذكرنا سابقاً ، ثم تدريبهم بصورة احترافية على برمجيات إدارة الاعمال التي سيستخدمونها و عادة ما يقوم بذلك مطورو البرمجيات ذاتها أو من ينوب عنهم. من المهم جداً ألا يتم التقليل من أهمية هذا التدريب أو الإعتماد على نقل الخبرات من موظف لآخر أثناء اداء العمل دون مرورهم بدورات تدريبية حقيقية.
مرحلة العمل اليومي
تشمل هذه المرحلة إدخال البيانات و استخراج التقارير و اتخاذ القرار - بمستوياته المختلفة - بدعم من برمجيات إدارة الاعمال فيما يعرف ب Line of Business. تتطلب هذه المرحلة - و هي الأطول و الأشمل في عمر برمجيات إدارة الاعمال - من كافة مستخدمي هذه البرمجيات معرفة واجباتهم و مسئولياتهم بصورة واضحة. لذلك يجب تدريب كافة المستخدمين على استخدام هذه البرمجيات تدريباً احترافياً. من المهم جداً ألا يتم التقليل من أهمية هذا التدريب أو الإعتماد على نقل الخبرات من موظف لآخر أثناء اداء العمل دون مرورهم بدورات تدريبية حقيقية ، كما أن اشتراك الموظفين بمرحلة إدخال البيانات لأول مرة سيساعدهم في مرحلة العمل اليومي حيث سيكونون قد تعرضوا بالفعل لاستخدام هذه البرمجيات.
من المهم ايضاً امداد "المستخدمين الأقوياء" أو Power Users ببعض الجوانب المتقدمة في التشغيل حيث أن هؤلاء عندهم القدرة على مساعدة الآخرين بالمواقف الطارئة ، كما أنهم اكثر قدرة على الإتصال بمتخصصي الدعم الفني و الشركة المطورة للبرمجيات لمجابهة ما قد يعوق تطبيق هذه البرمجيات من مشاكل أو معوقات.
الإجراءات الموسمية و الطارئة
الإجراءات الموسمية هي الإجراءات التي يتم اتخاذها نادراً مثل إجراءات إنهاء السنة المالية أو جرد المخزون. أما الإجراءات الطارئة فهي الإجراءات التي تتخذ أحياناً نتيجة موقف طارىء أو للإستجابة لتغير بيئة إدارة الأعمال. مثلاً حاجة الشركة لتصميم تقرير جديد يركز على نتيجة أو عامل طاريء بإدارة الأعمال ، أو تغيير التأثيرات المحاسبية لعدة مستندات ، أو مثلاً عند حدوث عطب بالأجهزة يتطلب استعادة نسخة احتياطية Restore Procedure.
تتميز الإجراءات الموسمية و الطارئة بميزتين تضعهما في اطار مختلف عن تلك الإجراءات المشمولة بالعمل اليومي.
أولاً هذه الإجراءات تتميز بندرتها النسبية فهي ليست إجراءات تتخذ كل يوم أو كل أسبوع و بالتالي فإنه من غير المناسب جعلها أحد مسئوليات المستخدم العادي الذي يقوم بالعمل اليومي نظراً لمحدودية خبرته و نظرته و تركيزه على أعمال محددة تتميز بالرتابة و التكرار.
ثانياً إن الكثير من هذه الإجراءات تحتوي مزيجاً من الإجراءات الخاصة بإدارة الاعمال و الإجراءات الفنية مما يجعلها أعلى من مستوى المستخدم العادي. على سبيل المثال فإن إجراءات تصميم تقرير لشركة معينة تتطلب معرفة القائم بتصميم التقرير كيفية إدخال كل معلومة بجزء معين بالبرمجيات - وهي معلومة متعلقة بالإعداد Implementation و العمل اليومي - كما تتطلب أيضاً معرفة كيفية تخزين هذه المعلومة بقاعدة البيانات Data**** و كيفية استخراجها من هذه القاعدة و بالتالي تتطلب دراية بفنيات قواعد و تركيبات البيانات Data****s & Data Structures أو باختصار معرفة جيدة بلغة SQL الخاصة بتخزين و استخراج البيانات و المعلومات من قواعد البيانات مع خبرة عملية بتركيب قاعدة البيانات Data**** Schema المستخدمة مع برنامج إدارة الاعمال المعتمد بالشركة.
للأسف فإن هذه أندر المهارات المتعلقة باستخدام برمجيات إدارة الاعمال لأنها تتطلب معرفة بإدارة الاعمال Business Management مع معرفة فنية Technical Knowledge بنفس الوقت.
يرى كاتب هذا المقال أن أفضل الأساليب لتأمين هذه المهارات هو مزيج من تطوير مهارات بعض الموظفين المصنفين ك"مستخدمين أقوياء" ليصبحوا قادرين على أداء هذه الإجراءات أو بعضها ، أو على الأقل المساعدة بها. و في نفس الوقت إنشاء علاقة مع مطوري برمجيات إدارة الأعمال أو من ينوب عنهم لتأمين المساعدة أو الاشراف على القيام بهذه الإجراءات أو القيام بها اجمالاً. و لكن من الضروري بذل مجهود جاد في محاولة توطين هذه الخبرات أو بعضها داخلياً بالشركة ذاتها لأن ذلك سينعكس إيجابياً على تعظيم الاستفادة من هذه البرمجيات و إنشاء "دعم داخلي" يستطيع توفير بيئة تسمح بضمان نجاح تطبيق هذه البرمجيات و تقليل أهمية العقبات و التحديات و المعوقات. و أخيراً
فإن استخدام تقنيات المعلومات لإدارة الأعمال أصبح واقعاً لا فرار منه لأي شركة ترغب في زيادة قدرتها التنافسية اليوم. لذلك يجب على صانعي القرار أخذ أهمية تنمية مهارات مواردهم البشرية في استخدام هذه التقنيات على محمل الجد إذا ما رغبوا في الانضمام لعالم جديد يعتمد هذه التقنيات بصلب تفاصيله اليومية الدقيقة.
