المحاسبة عن المخزون في برمجيات إدارة الأعمال
مثل المحاسبة عن المخزون بالغ الأهمية بالنسبة للشركات التجارية ، و ذلك لأن قيمة المخزون و تكلفة المبيعات تبرز كأهم عناصر القوائم المالية ، و تعتبر قدرة الشركة على تقييم المخزون و تكلفة البضاعة المباعة بصورة دقيقة حجر الأساس لنجاح هذه الشركات في تعظيم العائد على الاستثمار. تستطيع أجهزة الحاسب القيام بعمليات حسابية معقدة على كم ضخم من البيانات بسرعة هائلة مما يوفر إمكانية تطوير برمجيات متخصصة تستطيع الوصول إلى قيم شديدة الدقة تتعلق بالمخزون و تكلفة المبيعات ، لذلك فقد أدرجت برمجيات إدراة الأعمال و منذ نشأتها أجزاءاً تختص بتقييم المخزون و تكلفة المبيعات.
للأسف فإن أهم ما يعيق الاستفادة الكاملة من برمجيات إدراة الأعمال بهذا الموضوع هو وجود فجوة عميقة بين ما استقرت عليه الاعراف لدي المحاسبين من كيفية تقييم المخزون و بين ما يمكن أن تقدمه الحاسبات من تطوير يؤدي إلى معلومات أكثر دقة و أكثر سرعة. فمعظم أكاديميات المحاسبة الكلاسيكية قد تم تطويرها مع مراعاة الإمساك اليدوي للدفاتر بكل الحدود التي يفرضها هذا الإمساك اليدوي من محدودية قدرة البشر على معالجة البيانات إذا ما قورنت بقدرة اجهزة الحاسب الحديثة بسرعاتها العالية. و رغم أن الدراسات المحاسبية الأكاديمية قد استجابت مؤخراً للمعطيات الجديدة و بحيث نشأت دراسات أكاديمية حديثة لا تلقي بالاً لمحدودية العنصر البشري و طورت نظما تأخذ امكانات الحاسبات بالاعتبار ، رغم ذلك ظل يظل التطبيق الفعلي لهذه الدراسات و الأساليب بالوحدات المحاسبية محدوداً إذا ما قورن بالأساليب العتيقة المصممة خصيصاً للنظم اليدوية. و ربما كان السبب الرئيسي لتأخر و ندرة تطبيق هذه الطرق و الأساليب الحديثة هو كون معظم متخذي القرار بالشركات ممن لم يعاصروا تقديم هذه المناهج الجديدة بالجامعات و المعاهد ، و بالتالي ينظرون اليها نظرة شك و ريبة ، بل و في كثير من الأحيان يقاومون تطبيقها بشركاتهم رغم الفائدة الواضحة التي تعود على من يستخدمها. و الأكثر من ذلك أن هذه المقاومة استجاب لها الكثير من مطوري برمجيات إدارة الاعمال و ذلك بتطوير منتجات تحاكي النظم اليدوية -بكل عيوبها- كي يستطيعون تسويق هذه المنتجات لمستخدمين يقاومون التطوير و التقدم ، و بالتالي أصبحنا كمن نجح بصنع طائرة تستطيع التحليق و قطع مسافات شاسعة بسرعات هائلة ، ثم استخدمناها بديلاً للسيارة و قدناها على الطرق لأننا نخاف الطيران!
المخزون الدوري و المخزون المستمر
استقرت الاعراف المحاسبية لمدة طويلة على اعتماد طريقة المخزون الدوري Periodic Inventory لتقييم المخزون. هذه الطريقة بطبيعتها تقريبية و أهم ما يعيبها هو كونها تفترض أن التغير في المخزون ناتج عن حركة المبيعات ليس إلا ، كما يعيبها أيضاً نظرتها الكلية لتكلفة المبيعات على مستوى السنة المالية و هي بذلك قد تقوم بإخفاء تفاصيل غالباً ما تكون حساسة عن الربحية و سرعة دوران رأس المال للأصناف صنفاً بصنف. و قد كان السبب الرئيسي لاعتماد هذه الطريقة هو صعوبة متابعة التدفق المالي للمخزون بصورة دقيقة باستخدام الدفاتر اليدوية لأن ذلك سيحتاج إلى جيش من كاتبي الحسابات لمتابعة كل حركة لكل صنف. على النقيض من ذلك فإن طريقة المخزون المستمر Perpetual Inventory تستطيع متابعة حركة المخزون بدقة شديدة نظراً لأن المتابعة تتم على مستوى كل حركة للصنف الواحد و بالتالي يمكن الوصول للربحية على مستوى الحركة الواحدة ، كما لا تفترض هذه الطريقة أن التغير بالمخزون ناتج عن المبيعات حصراً حيث يمكن التعامل مع كثير من التوجيهات المحاسبية و بحيث يتم توجيه تكلفة المبيعات فقط إلى حساباتها بينما يتم توجيه صرف الأصناف الناتج عن أسباب أخرى إلى حسابات مستقلة.
استخدام هذه الطريقة يدوياً يحتاج إلى أضعاف الوقت و الجهد المطلوب مقارنة مع طريقة المخزون الدوري لأنه يتوجب لاستخدام المخزون المستمر إمساك دفاتر دقيقة يتم تسجيل كل حركة صرف و توريد بها ككمية و قيمة ايضاً مع تحرير سندات قيود لكل حركة صرف و توريد و ذلك بعد حساب و تجميع قيمة تكلفة الأصناف على مستوى المستند الواحد.
من الفقرة السابقة يتضح أن تقنيات المعلومات تستطيع توفير مساعدة حقيقية لأسلوب المخزون المستمر و ذلك لتميزها بقدرة فائقة على معالجة كم ضخم من البيانات بسرعة فائقة و بالتالي يمكنها تمثيل أسلوب المخزون المستمر بكفاءة ، و الحقيقة أن أسلوب المخزون المستمر أصبح في السنوات الأخيره أكثر جاذبية من وجهة نظر مدققي الحسابات و صانعي القرار على حدٍ سواء طالما توافرت برمجيات تساعد في تطبيقه.
تمثيل المخزون المستمر ببرمجيات إدارة الاعمال
لثمثيل المخزون المستمر بصورة صحيحة يجب وجود حساب للمخزون مفتوح بجزء الميزانية بدليل الحسابات ، و قد تسمح البرمجيات بإفراد تحليلات لهذا الحساب بالدليل عن طريق إدراج حساب لكل مخزن أو لكل فئة أو نوع من انواع المخزون. هذا الحساب سوف يعبر دائماً عن القيمة الحالية للمخزون و يجب أن تتطابق قيمته مع قيمة المخزون لو تم حسابها من واقع تجميع قيمة كل صنف على حدة كما تظهر بالجزء الخاص بالمخزون من هذه البرمجيات.
لكي تتطابق القيمة كما تظهر بدليل الحسابات مع القيمة الكلية كما تظهر بتحليل المخزون صنفاً صنفاً يجب أن يتم دائماً تحرير قيود يكون حساب المخزون فيها طرفاً مديناً كلما تمت حركة توريد بضائع و بنفس قيمة التوريد ، كما يجب تحرير قيود يكون حساب المخزون فيها طرفاً دائناً كلما تم صرف بضائع من المخازن -لغرض البيع أو غيره- مع احتساب قيمة القيد الخاص بالصرف بحيث تعبر عن أسلوب تقييم المخزون المتبع بالوحدة المحاسبية و بحيث ثظل قيمة المخزون كما يظهر بالميزانية مساوياً لإجمالي قيم الأصناف صنفاً صنفاً كما تظهر بجزء المخزون. و يبدوا هذا المبدأ بسيطاً لأول وهلة و لكنه يحتوي على العديد من التعقيدات الفنية و المحاسبية ، لذلك يجب التأكد من أن البرمجيات تتبع هذا المبدأ بدقة و ذلك قبل الوثوق بمخرجاتها خصوصاً فيما يخص قيمة المخزون و تكلفة المبيعات.
تمثيل المخزون المستمر -سواء ببرمجيات أو يدوياً- يستدعى عدم إدراج حساب للمشتريات بقائمة الدخل! و يفزع من تعودوا على طريقة المخزون الدوري عادة من ذلك ، حيث لا يتصورون كيفية إصدار قائمة دخل دون وجود قيمة المشتريات. و لكن الحقيقة أن "حساب المشتريات" يستخدم بأسلوب المخزون الدوري للوصول إلى تكلفة البضاعة المباعة و ذلك باضافته إلى قيمة مخزون أول المدة ثم طرح قيمة المخزون الحالي من الناتج في أحد كلاسيكيات الحسابات الختامية. أما طريقة المخزون المستمر فتفرد حساباً خاصاً لتكلفة البضاعة المباعة ، و يتحرك هذا الحساب (مديناً) مع كل حركة صرف بضائع تتم بنية البيع و بذلك يحتوى هذا الحساب دائماً على القيمة الحالية الدقيقة لتكلفة المبيعات سواء كان ذلك خلال النشاط العادي للوحدة المحاسبية أو بالحسابات الختامية.
و لشرح الأسلوب السابق بمثال فإن حركة المشتريات من مورد يتم تمثيلها بقيد "من المخزون - إلى المورد" و بقيمة تساوي مجمل المشتريات. و حركة المبيعات يصاحبها قيدين ، الأول للمبيعات (للإفصاح عن حركة البيع) و الثاني لتكلفة المبيعات (للإفصاح عن صرف الأصناف). قيد المبيعات يكون "من العميل إلى المبيعات" بقيمة البيع. أما قيد تكلفة المبيعات فيكون "من تكلفة المبيعات إلى المخزون" و بقيمة تكلفة البضاعة المبيعة بناءاً على أسلوب تقييم المخزون المعتمد بالوحدة المحاسبية.
كما يتضح من الفقرات السابقة، يستطيع أسلوب المخزون المستمر تتبع حركة تكلفة المبيعات صنفاً صنفاً و مستنداً مستنداً و ليس بصورة كلية إجمالية على حدود الفترة المحاسبية ، و ذلك لأن الوصول إلى قيمة قيد تكلفة المبيعات يستدعي معرفة تكلفة كل صنف من الأصناف المباعة و بالتالي يتيح هذا الأسلوب لصانعي القرار معرفة التكلفة و بالتالي الربحية بدقة شديدة و على مستوى الحركة الواحدة.
تتعامل برمجيات إدارة الاعمال التي تعتمد أسلوب المخزون المستمر مع قيود تكلفة المبيعات بأحد طريقتين.
الطريقة الأولى: إصدار قيود تكلفة المبيعات بمصاحبة مستندات البيع
البرمجيات التي تعتمد هذه الطريقة تقوم بإصدار قيد تكلفة المبيعات بنفس الوقت الذي يتم به إصدار قيد المبيعات و ربما يكون ذلك أثناء حفظ المستند ، أو أثناء ترحيله بناءاً على المبادىء التي تتبناها هذه البرمجيات. تقوم بعض البرمجيات بإصدار قيد واحد مركب ذي أربعة أطراف أو اكثر (لاحظ أننا أهملنا الخصوم التجارية و ضرائب المبيعات و غيرها بالمثال السابق للتبسيط) بينما تفضل بعض البرمجيات الأخرى إصدار سندي قيد منفصلين أحدهما للمبيعات و الآخر لتكلفة المبيعات ، و تسمح بعض البرمجيات ايضاً للمستخدم بتحديد قواعد إصدار و تجميع القيود المصدرة تلقائياً من البرمجيات (تسمى القيود النظامية أو System Entries). تسمح هذه الطريقة بالتأثير على تكلفة المبيعات بمجرد تحرير -أو ترحيل- المبيعات مباشرة مما يعنى أن توافر تقارير الربحية سيكون دائماً و دقيقاً على مدار السنة المالية و بغض النظر عن إجراءات نهاية الفترة -الشهر- أو السنة ، كما أن تكلفة المبيعات و بالتالي الربحية ستكون دقيقة طالما كان تدفق المدخلات يتبع أو يماثل تدفق الأعمال و هو افتراض منطقي بمعظم الاحيان.
يعيب هذه الطريقة زيادة الوقت اللازم لحفظ المستندات أو ترحيلها لأن البرنامج يضطر إلى حساب تكلفة المبيعات و إصدار القيود التابعة مع كل حركة.
لاحظ أن بعض البرمجيات -الأقل جودة من ناحية التصميم- لا تقوم بإظهار هذه القيود النظامية التي تؤثر على تكلفة المبيعات و المخزون و تكتفي بناتجها و هو التأثير على تلك الحسابات بالقائمة المالية. و لا يحبذ كاتب هذا المقال ذلك الأسلوب لأنه ينافي مبدأ "الإفصاح" و هو أحد المبادىء الثابتة في علم المحاسبة.
الطريقة الثانية: إصدار قيود تكلفة المبيعات بصورة مجمعة بنهاية الفترة
الكثير من برمجيات إدارة الاعمال تحتوي إجراءاً يسمى "نهاية الشهر أو الفترة" و يتم تنفيذ هذا الإجراء للترحيل من الاجزاء المختلفة إلى الاستاذ العام ، أو إصدار بعض القيود و الحركات الشهرية. و تعتمد معظم هذه البرمجيات أسلوب إصدار قيد -أو قيود- مجمعة بإجمالي تكلفة المبيعات للشهر ككل. تتميز هذه الطريقة بزيادة سرعة الاستجابة أثناء حفظ المستندات عن الطريقة السابقة و ذلك لأن البرنامج ليس مضطراً لحساب تكلفة المبيعات و إصدار القيود مع كل حركة أو مستند. بينما يعيبها النظر إلى الفترة أو الشهر نظرة كلية مما قد يخفي تحليلات هامة تتعلق بتدفق العمل ، كما يعيبها ايضاً -عادة- عدم توافر إحصاءات دقيقة عن التكلفة و الربحية الفعلية لكل حركة. و الأهم من ذك أن معلومات تكلفة المبيعات و الربحية لن تتوفر إلا بعد تنفيذ إجراء "نهاية الشهر" و الذي يجب تنفيذة فقط بعد إتمام إدخال كافة بيانات الشهر و هو عادة ما يكون إجراءاً طويلاً و غالباً ما يكون من الصعب التراجع عنه بعد تنفيذه.
كيفية التأكد من سلامة حساب تكلفة المبيعات ببرمجيات إدارة الأعمال
تنطوى الإجراءات التي تقوم بها البرمجيات للوصول لتكلفة كل صنف بكل مستند على الكثير من التفاصيل ، كما تختلف هذه التفاصيل باختلاف طريقة تقييم المخزون. فما ينطبق و يطبق على أسلوب "الوارد أولاً يصرف أولاً" يختلف عما ينطبق على طريقة "المتوسط المرجح" .. الخ.
لحسن الحظ هناك أسلوب بسيط يمكن استخدامه للتأكد من سلامة الإطار العام لكيفية حساب تكلفة المبيعات بأي برنامج حسابات. لاحظ أن هذا الأسلوب يمكنه تدقيق "الإطار العام" فقط ، فقد ينجح أحد البرامج في اجتياز هذا الاختبار بينما يحتوي بعض الاخطاء البرمجية التي لا تظهر نتائجها إلا بحالات معينة.
يعتمد هذا الأسلوب على توريد صنف عدة مرات ، ثم تنفيذ الصرف ايضاً على عدة مرات و بحيث يتم صرف ما تم توريده بالكامل. بعد صرف ما تم توريده بالكامل يجب أن تصبح قيمة المخزون صفراً. كما يتضح ، فإن الإجراء سهل التنفيذ و يتميز بالمنطقية بنفس الوقت. قم بتنفيذ الخطوات التالية بالبرنامج الذي تريد اختباره:
- قم بتهيئة البرنامج أو قاعدة البيانات جديدة ليست بها أية حركات أو أرصدة و قم باختيار أسلوب تقييم المخزون الذي تريد اختباره.
- قم بتعريف صنف مخزون واحد (فتح بطاقة صنف) لا تقم بتحديد أية اسعار أو كميات افتتاحية
- قم بإدخال ثلاثة حركات توريد أو مشتريات بأسعار توريد مختلفة لهذا الصنف. من الهام جداً أن تكون حركات المشتريات بأسعار مختلفة. مثلاً (كمية 5×سعر 1 - كمية 10 ×سعر 2 - كمية 6×سعر 3)
- قم بإدخال ثلاثة فواتير مبيعات و بحيث يتم صرف كل الكمية المشتراه (جزء بكل فاتورة) و بحيث تختلف الكميات عن الكميات المدخلة بفواتير المشتريات أو التوريد. مثلاً (كمية 7 - كمية 4 - كمية 10). سعر البيع غير مهم بهذا الاختبار لأننا بصدد اختبار تكلفة المبيعات و ليس المبيعات.
- قم بتنفيذ الإجراءات المطلوبة لحساب تكلفة المبيعات (الترحيل أو انهاء الفترة حسب البرنامج). يجب أن يكون تكلفة المبيعات تساوي قيمة المشتريات المذكورة بالنقطة 3 اعلاه و أن يكون قيمة المخزون صفراً. لاحظ أن قيمة المخزون يجب أن تكون صفراً لأن كل المشتريات تم بيعها و بالتالي تحولت إلى تكلفة مبيعات بنفس القيمة.
- قم باعادة تنفيذ النقطتين 3 و 4 عدة مرات مع تغيير ترتيب المدخلات. مثلاً حركة مشتريات ثم حركتي مبيعات ثم حركة مشتريات أخرى و هكذا. قم بذلك عدة مرات مع تغيير ترتيب المدخلات كل مرة. بعد إدخال الستة مستندات كل مرة تأكد أن قيمة المخزون صفراً.
بهذا تكون قد تأكدت أن الإطار العام لكيفية تقييم المخزون بالبرنامج صحيح. كما ذكرت سابقاً فإن ذلك لن يفضح أية اخطاء برمجية من النوع الزئبقي الذي يظهر فقط بأحيان نادرة و لكنه يدل على أن فهم مطوري البرنامج و مبرمجيه للمبادىء التي تحكم طريقة "المخزون المستمر" هو فهم صحيح.
