كيف تدير وقتك وتستثمر حياتك بفعالية(3-6)
نهديك في هذا الفصل عزيزي القارئ... ثلاثين فكرة لتوفير وقتك وزيادة إنجازك:
1. قم بإعداد قائمة بما يجب عمله: و ليكن هذا آخر شيء تفعله في المساء، أو أول شيء تفعله في الصباح، لأن هذا يساعد على ترتيب أولوياتك، ويجعلك تركز على أهدافك طيلة اليوم .
2. تعامل مع الرسائل التي تصلك أولا بأول: عندما تفتح الرسالة قم مباشرة إما بالرد عليها أو وضعها في السجل الملائم أو حتى بالتخلص منها، فهذا أفضل من تكدس الرسائل وبعثرتها ومن ثم فإنك ستضطر للقيام بتنظيم نفس الرسائل بين الحين والحين مما سيؤدي إلى ضياع وقتك.
3. ضع حداً للأمور التي تبدد وقتك: أغلق باب مكتبك، وبإمكانك أن تضع لافتة ((لدي اجتماع الآن)) إذا تطلب الأمر، دع سكرتيرك أو بريدك الصوتي أو جهاز الرد الآلي، يسجل الرسائل التي ترد إليك،لترد عليها في وقت لاحق.
4. أعط نفسك وقتاً للراحة : أحياناً عليك أن تتراجع قليلاً لتكون نقطة انطلاقك أقوى، إذ ليس من الحكمة في شيء أن تحرق نفسك في العمل ، و لا تنس أن كثيراً من الأفكار الكبيرة إنما تصادفنا عندما تكون أجسادنا مستريحة و أذهاننا صافية.
5. لا تبدأ مهمة جديدة قبل أن تنتهي من سابقتها : أو على الأقل، ليس قبل أن تنهي قدراً كافياً من المهمة السابقة ، فإذا ما توجب عليك أن تقوم بوظيفتين في وقت واحد فمن الأفضل أن تقسم المهمتين إلى وظائف صغيرة ، لتستطيع أن تتقدم في كليهما .
6. أنجز كل مهامك و أعمالك في (مشوار) واحد : قم بالتسوق و شراء الدواء و الذهاب إلى البقالة و تنظيف الملابس و ربما الحلاقة أيضاً في مشوار واحد ، فهذا أفضل من أن تقضيها في أربعة مرات ، لذا احتفظ دائماً بقائمة طلباتك حتى لا تنسى أحدها أو تستهلك وقتاً في المرور بنفس الطريق مرتين .

7. أنجز المهام المتشابهة في جلسة واحدة : ستكون فاعليتك أكثر لو قمت بعمل كل اتصالاتك مرة واحدة بعدها تنتقل إلى المراسلات فتنتهي منها ، ثم إلى البريد الإلكتروني ...إلخ. أليس هذا أفضل من الحيرة بين كل هذه المهام ؟!
8. هيئ أماكن للعمل وأماكن للمعيشة : لأن الأماكن المهملة غير المنظمة لا تقلل من كفاءتك فحسب ، بل إنها تؤثر أيضاً تأثيراً سلبياً على حياتك بشكل كامل. لذلك اختر مكاناً و قم بتنظيمه يومياً لمدة شهر ، و ابدأ بالمكان الذي يضايقك أكثر من غيره ، فإذا كان اللا نظام لا يضايقك على الإطلاق، فابدأ بالمكان الذي تقضي فيه أغلب وقتك، واستعن بأشخاص لديهم هذه الموهبة.
9. استغل الوقت الذي تقضيه في السيارة : فبدلاً من الضغط الذي يولده الانتظار في الازدحامات المرورية، قم بتنشيط ذهنك و ذلك بالاستمتاع إلى الشرائط التعليمية ، لتتعلم لغة جديدة أو لتطور قدراتك البيعية أو الإدارية أو غيرها .
10. اجعل وقت الانتظار وقتاً إيجابياً : احتفظ دائماً في حقيبتك بكتاب تريد أن تقرأه، بحيث تنشغل به إذا ما وجدت نفسك في انتظار لموعد .
11. نظم أوقات راحتك و عطلاتك: حتى أوقات الراحة تحتاج لجدول و نظام، لذا جهز جدولاً مع أسرتك لتحقق أفضل استفادة من الوقت الذي تقضيه بعيداً عن ضغط العمل.
12. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، ولا تسوف : اعمل مسبقاً ما ستضطر لعمله لاحقاً .
13. اقرأ الجملة الأولى فقط من مقالات الصحف: فهذه هي عادة الموظفين المشغولين، لأن المواضيع التي تثير اهتمامهم غالباً ما توجز في أول فقرة.
14. اعرف مدينتك جيداً: فكلما عرفت طرقاً أسرع و أيسر للوصول إلى مقصدك داخل المدينة، كلما رشَّد ذلك من وقتك.
15. استثمر في الأدوات و الوسائل التي تحسن أداء وظيفتك و ترفع إنتاجيتك: لأن إصرارك على الأدوات القديمة سيؤثر سلباً على أدائك لوظيفتك وعلى وقتك أيضاً.


***ـــــــــــــــــ&&&ـــــــــــــــــ***


كيف تدير وقتك وتستثمر حياتك بفعالية(4-6)
نتابع في هذا الفصل حديثنا عن الأفكار التي تساعدك في توفير وقتك وزيادة إنجازك وهي كالتالي:
16) قاوم التهريج: لا تجعل زملاءك في العمل أو المدرسة يضيعون وقتك، ربما تستطيع أن تقضي معهم وقتاً لطيفاً أثناء الغداء أو خارج العمل فيما عدا ذلك ركز في عملك.
17)احتفظ بملف لبطاقات المناسبات: اشتر بضعة بطاقات لمناسبات مختلفة مثل الأعياد، الاحتفالات السنوية، الشكر و الامتنان، التعافي من المرض، و التهاني وغيرها، ثم رتبها وفق مناسبة استعمالهم، لأن إرسال البطاقات في أوقاتها يوفر عليك مشقة الذهاب شخصياً إلى كل مناسبة.
18)احتفظ بمخزون من الهدايا : كلما ظهر تخفيضات على هدية ما, بادر بشرائها ، و هذا يعني أنه سيكون لديك دائماً هدايا للمناسبات المفاجئة
19)تعلم كيف تقرأ بسرعة و تكتب على الحاسب بسرعة أيضاً: تستطيع أن تشترك بدورة تدريبية لتعلمها، و أن تفعل ذلك من خلال حاسبك الشخصي، فاستثمار بعض الوقت في هذين النشاطين سيوفر عليك وقتاً أكثر في المستقبل.
20)وقتك أم نقودك : عليك أن تسأل نفسك دائماً، هل الأوفر أن أقوم بهذا العمل بنفسي، أم أن أدفع لشخص آخر مقابل القيام به؟ وستكتشف أحياناً أن تكليف شخص آخر سيحفظ لك وقتاً أثمن من النقود.
21)إذا كنت مغرماً بالحيوانات الأليفة، فاختر أقلها احتياجاً للوقت و للرعاية: فالطيور تحتاج إلى الرعاية أقل من البقر، و الأسماك تحتاج إلى الرعاية أقل من الغنم.

22) لا تترك الأشياء تتكدس حولك: نظف أولاً بأول.
23)تحاش الأشخاص الذين يستهلكونك : ربما يكون جيداً أن تستثمر بعضاً من وقتك في تنمية علاقاتك الاجتماعية، و لكن من الناس من هم متخصصون في استهلاك وقتك، و إغراقك في ما لا طائل من ورائه، لذا حدد هؤلاء الأشخاص و قلص علاقاتك معهم إلى أضيق الحدود .
24)مارس الرياضة : هذا سيمد في عمرك و يجعلك تؤدي مهامك لفترات طويلة و بإرهاق أقل.
25)نظم غذاءك: احرص على تناول الأطعمة المغذية حقاً، و قاوم الرغبة في الإفراط.
26)اقرأ سير العظماء: لست بحاجة إلى اكتشاف كل شيء من جديد، اعرف ماذا فعل هؤلاء الذين اكتشفوا قبلك، وتعرف على الأساليب التي اتبعها أفضل مديري الوقت في العالم، ووفر على نفسك المزيد من الوقت.
27)البريد ...البريد: حاول أن تنجز أكبر قدر من أعمالك عبر البريد الالكتروني، فهذا أرشد للوقت و المال.
28)استخدم كلمة (لا) : أنت لست سوبرمان، و لكل منا حدود من الطاقة و الوقت ، و لا مفر من قول ((لا)) في بعض الأحيان : (تستطيع أن تتخلص من المواقف المحرجة في هذا الصدد ببعض الدبلوماسية كأن تقول :إنه حقاً مشروع رائع، ووددت لو كنت أستطيع القيام به، و لكني ملتزم في مشروع آخر ، لك مني الشكر و التقدير).
29)أنجز المهام ذات الطبيعة السنوية في شهر مميز لديك: كشهر رمضان أو شهر ميلادك أو شهر تخرجك من الجامعة : مثل فحص الأسنان ،و تجديد الرخص ........الخ ، فمن المستحيل أن تنسى هذه التجديدات إذا جعلتها في شهر ميلادك.
30) أغلق التلفزيون أو ألق به من النافذة !!